工事注文書は、建設工事を始める際に必要となる重要な書類のひとつです。
しかし、「工事注文書の概要が知りたい」「詳しい作成方法がわからない」など、さまざまな悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、工事注文書の概要と作り方、書き方や注意点を紹介します。
工事注文書の取扱が初めての方に向けてわかりやすく解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。
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工事注文書とは？
工事注文書とは、工事の発注者が受注者に対して作成する書類のひとつです。
一般的に、「工事内容」「注文金額」「支払い方法」などが記入されています。
工事注文書の役割や保存期間については、下記で詳しく解説します。
工事注文書の役割
工事注文書の役割は、発注者が受注者に対し、正式に工事をお願いする意思を表すことです。
工事注文書を受け取ることで、受注者は正式な依頼として工事を進められます。
発注者と受注者のあいだでの口約束だけでは、正確な情報が分からずトラブルやクレームにつながる恐れがあります。
工事内容の詳細を書類にまとめることで、発注者と受注者の認識を一致できるのです。
工事注文書の保存期間
工事注文書は、確定申告の提出期限の翌日から7年間は保存しなければなりません。
また、工事注文書は経理書類のひとつである帳簿書類に分類されます。
帳簿書類の保存期間は法人税で定められており、領収書・請求書などと同じ年数保管します。
そのため、年度が変わる際に間違えて処分しないように注意しましょう。
工事注文書と発注書、注文請書との違い
工事注文書と並び、よく耳にするのが「発注書」と「注文請書」です。
それぞれの違いについて見ていきましょう。
工事注文書と発注書との違い
工事注文書と発注書は、言葉が違うだけで法律上の違いはとくにありません。
ただし、企業により取引対象ごとに注文書と発注書を使い分けているケースがあります。
そのため、工事内容や業者ごとで工事注文書と発注書を使いわけている企業もあります。
工事注文書と注文請書との違い
工事注文書と注文請書を一緒に考えているケースも見られます。
注文請書は注文を受けた受注者が「この内容で注文を引き受けます」と注文を引き受ける旨を示すための書類です。
そのため、注文書は発注者が作成しますが、注文請書は受注者が発行します。
発注者が作成したものを「注文書」、受注者が作成したものを「注文請書」と覚えるといいでしょう。
工事注文書の作り方
工事注文書には、具体的な書式は定められていません。
そのため、次に紹介するシステムやテンプレートを利用して作成するケースがほとんどです。
- 施工管理アプリ
- 市販のテンプレート
- Excelテンプレート
それでは、ひとつずつ紹介していきます。
施工管理アプリ
施工管理アプリは、業務を円滑に進めるための機能が搭載された建築業界専用のITツールです。
施工管理アプリのなかには、工事注文書のテンプレートが搭載されている場合があります。
施工管理アプリのテンプレートは、工事注文書に必要な事項が記載されていたり、編集がしやすかったりと、利用するメリットがたくさんあります。
現在利用している施工管理アプリに工事注文書が搭載されていない場合は、次から紹介するテンプレートを活用してください。
市販のテンプレート
工事注文書は、市販で発売されているテンプレートがあります。
市販の工事注文書を購入し、必要事項を手書きで入力します。
ただし、「修正する際に書き直さなければいけない」「購入する費用がかかる」などのデメリットに注意しましょう。
Excelテンプレート
最後に紹介するのは、Excelテンプレートで作成する方法です。
Excelテンプレートは、無料で利用できるテンプレートが豊富に用意されています。
また、計算式を利用できるため、入力する項目が少なく、正確な注文書の作成ができるでしょう。
下記では、厳選した無料で利用できるExcelテンプレートを3選紹介します。
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工事注文書の書き方(記載項目)
工事注文書は定められた様式はありませんが、業者間のトラブルを防ぐためにある程度の記入項目が決められています。
工事注文書を書く際は、次の項目が記載されているかを確認しましょう。
- 発注先業者名：工事を依頼する業者を記入する
- 発注日：工事依頼日
- 施工現場名：工事現場の名称
- 工事納期：工事期間
- 支払い期日：支払いを行う期日
- 支払い条件：支払い方法の明記
- 発注者名：発注した業者の名称
- 発注明細：工事の具体的内容や明細
- 発注合計金額：工事を依頼する合計金額
- 備考欄：特筆した内容や補足事項に利用
上記のなかで「発注先業者名」「発注日」「発注者名」「発注合計金額」は、国税庁が推奨している項目ですので、記載することが必須です。
工事注文書作成時の注意点
工事注文書の概要や作り方を紹介してきました。工事注文書を作成する際の注意点は、次の通りです。
- 押印は必要ない
- 訂正したい場合
- 基本契約書の必要性
それでは、ひとつずつ詳しく解説します。
注意点①押印は必要ない
工事注文書には押印の義務がないため、書面に印鑑・社印がない場合でも取引は有効です。
しかし、「会社として正式に発行した書類」であることを証明するのに社印を押すことが多い傾向です。
工事注文書の押印は、「契約内容が正式であること」「改ざん防止の役割」があると覚えておきましょう。
注意点②訂正したい場合
工事注文書を発行する際にミスがあった場合、基本的には注文書を再発行しなければなりません。
ただし、さまざまな要因で工事注文書の再発行が困難な場合は、訂正箇所に二十線を引き、印鑑を押印します。
印鑑を押印する際は、工事注文書で利用した印鑑を使うようにしてください。
また、取引先により、工事注文書の訂正方法にルールを設けているケースもあります。
そのため、自社の判断で訂正するのではなく、取引先に訂正ルールの有無を確認したうえで、訂正するようにしましょう。
注意点③基本契約書の必要性
取引先と基本契約を結んでいない場合は、工事注文書に基本契約書を添付する必要があります。
基本契約書には、工事注文書に記載のない項目や補足事項を明記し、工事注文とあわせて添付します。
基本契約書が複数枚必要であれば、割り印が必要です。
ただし、取引先と基本契約を結んでいる場合は、基本契約書の添付は不要です。
工事注文書に収入印紙は必要?
工事注文書は発注する意思表示のための書類であるので、原則収入印紙は必要ありません。
しかし、課税文書として収入印紙が必要な場合があるため、注意が必要です。
課税文書に該当するのは、工事注文書のやり取りで「契約」や「同意完了」となるケースです。
工事注文書のみで契約が完了する場合は、収入印紙が必要となります。
工事注文書の他に注文請書を作成する場合は、収入印紙は必要ありません。
工事注文書で、収入印紙が必要なケースは次の通りです。
- 基本契約を結んでいる場合の工事注文書
- 工事注文書に見積に対しての申し込みであると明記されているケース
- 契約の署名や押印がされている工事注文書
まとめ
工事注文書の概要や作成方法、書き方などを解説しました。
工事注文書は、工事を引き受ける際に必ず利用する書類のひとつです。
工事注文書を作る際におすすめなのは、施工管理アプリです。
施工管理アプリは、建設業界の業務改善に役立つ機能が豊富に搭載されたITツールなため、工事注文書の作成以外でも役立つでしょう。
