近年、デジタル化が進み、請求書や見積書のやりとりは、電子メールやシステムなどを用いて行われることが当たり前となっています。
紙で扱う場合は、紛失のリスクがあるため丁重に保管されていた書類も、「PCの中にあるから」と、データの整理を怠っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、国税に関係する書類は、整理が求められます。
この記事では、帳簿・書類の電子データを保存するための要件が定められた電子帳簿保存法について、2024年の最新情報で解説します。
建設業法との関連も併せて解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。
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【建設業も対応必須】電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務づけられている帳簿などについて、電子データによる保存や電子で取引した情報の保存を義務化した法律です。
2023年度税制改正により、2024年1月1日から、電子帳簿保存法の内容が改正されました。
生産性の向上のため要件が緩和された内容もありますが、今回の目玉は、電子取引データの保存の義務化です。
注文書や契約書、見積書などを電子メールなどによってやりとりした場合、その電子データを保存しなければなりません。
さらに、その保存方法も明確に定められており、改ざん防止のための措置と、電子データの検索を可能にするための措置を講じる必要があります。
電子帳簿保存法の対象は、電子化を進めたい「希望者のみ」ではなく、「すべての対象者」となり、保存要件に沿った対応を求められています。
電子データは3つの区分に分類
電子帳簿等保存は次の3種類に区分されています。
ここからは、区分ごとに改正点を解説します。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿・書類を電子のまま保存することです。
パソコンで作成した帳簿・書類を電子データとして保存することを希望する場合、定められた要件に沿って保存しなければなりません。
今回の主な改正点は、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲が縮小されたことです。
「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」とは、一定の範囲の帳簿について、追加の要件を満たすことで、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が5％軽減される措置です。
②スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類を画像データで保存することです。
複合機やスキャナ、スマートフォンで書面を読み取り、電子データとして保存することを希望する場合、定められた要件に沿って保存しなければなりません。
今回の主な改正点は、次の3つです。
1.解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要
スキャナ保存の要件には、解像度200dpi以上など、可視性を確保するための要件が定められています。
情報の保存とは、複合機やスキャナが実際に読み取った解像度が何dpiであったかなどを記録しておくことを指します。
可視性を確保するための要件の廃止ではありませんので、注意して下さい。
2.入力者等情報の確認要件が不要
これまでは、スキャナ保存時に入力を行う者や、その者を監督する者の情報を確認できるようにしなければなりませんでした。
3.帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定
スキャナ保存したすべての国税関係書類は、帳簿の記載事項と相互に関連性を確認できるようにしなければなりませんでしたが、重要書類のみに限定されました。
これにより、見積書や注文書等の一般書類は、相互関連性の確保が不要になりました。
③電子取引データ保存
電子取引データ保存とは、電子メールなどにより電子的に授受した取引情報をデータで保存することです。
主な改正点は、次の3つです。
1.電子取引データの保存の義務化
2023年12月31日までに行う電子取引については、2022年度税制改正で措置された「宥恕（ゆうじょ）措置」によって、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにすることで、電子取引データの保存は不要とされていました。
2024年1月1日からは、この「宥恕（ゆうじょ）措置」が廃止されたことにより、保存要件に従った電子データの保存が義務付けられています。
2.検索機能の全てを不要とする措置の対象者の見直し
一定の要件を満たす対象者は、保存要件の一つである検索機能を不要とする措置が講じられています。
3.新たな猶予措置の整備
保存要件に沿った保存ができないことについて、相当の理由があるなど、一定の要件を満たす場合、全ての保存要件が不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができるようになりました。
電子帳簿保存法の対象書類
ここからは、電子帳簿保存法の対象書類を解説します。
建設業法上での工事関係書類の保存義務についても確認しましょう。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存の対象書類は、自己が一貫してコンピュータを使用して作成するものに限ります。
つまり、手書きで作成されたものや、取引相手が作成したものは対象外です。
電子帳簿等保存の「帳簿等」とは、国税関係帳簿と国税関係書類を指します。
- 国税関係帳簿
申告所得税・法人税に関する帳簿については、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）に従って作成されている帳簿のみに限定されていますが、その他の税に関する帳簿は、すべて対象です。仕訳帳、総勘定元帳などが該当します。
国税関係書類は、さらに、決算関係書類と取引関係書類に分類されます。
- 決算関係書類
すべて対象で、損益計算書、貸借対照表などが該当します。
- 取引関係書類
取引相手に交付する書面の写しのみが対象となり、見積書、請求書、納品書、領収書など、これらの控えが該当します。
取引相手から受領した書類は、自己が作成したものに該当しないため、対象外です。
②スキャナ保存
国税関係書類のうち、紙で受け渡しが行われた取引関係書類は、すべて対象です。
取引関係書類は、さらに、重要書類と一般書類に分類され、重要書類をスキャナ保存する場合、「帳簿との相互関連性の確保」が保存要件に追加されます。
- 重要書類
資金や物の流れに直結・連動する書類で、契約書、納品書、請求書、領収書などが該当します。
- 一般書類
資金や物の流れに直結・連動しない書類で、見積書、注文書、検収書などが該当します。
ここからは、建設業法上の取扱いについて解説します。
建設業法において、建設業者は帳簿及び営業に関する図書を保存しなければなりません。
帳簿には、建設工事の請負契約書や施工体制台帳の添付が定められています。
これらのスキャナによる保存は、建設業法においても認められていますが（建設業法施行規則第26条第7項）、電子帳簿保存法と保存期間及び起算点が異なりますので注意しましょう。
電子帳簿保存法においては、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存義務が定められています。
一方、建設業法においては、建設工事の目的物の引渡しをしたとき（当該建設工事について注文者と締結した請負契約に基づく債権債務が消滅した場合にあっては、当該債権債務の消滅したとき）から5年間（発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るものにあっては、10年間）と定められています。
③電子取引データ保存
取引情報の授受を電子的に行う書類は、すべて対象です。
注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などが該当します。
ここでは保存要件について詳しくみていきましょう。
電子取引データの保存要件には、真実性及び可視性の2種類の要件があります。
- 真実性
改ざん防止のため、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存、事務処理規定を定めて守るなど、これらのいずれかの措置を行うこと。
- 可視性
取引データの保存場所にモニター・操作説明書等を備え付けること。
及び電子取引データの検索機能を確保することが定められています。
ここからは、建設業法上の取扱いについて解説します。
建設業法において、建設工事の請負契約は、電子取引が認められています。
『建設業法施行規則第13条の2第2項に規定する「技術的基準」に係るガイドライン』では、見読性及び原本性の確保を求められています。
- 見読性
電子帳簿保存法における可視性の要件と類似しており、ディスプレイの設置や、検索機能を備えることなどが掲げられています。
- 原本性
建設業の請負契約の金額が一般的に大きく、契約期間も長期にわたるため、特に重要とされており、公開鍵暗号方式による電子署名や、電子的な証明書の添付などが必要な措置として掲げられています。
電子帳簿保存法においては、専用のシステムを導入せずとも、要件を満たすことが可能ですが、建設工事の請負契約の電子取引は、システムやサービスを利用することが望ましいでしょう。
電子帳簿保存法の改正は建設業にとってメリットもある？
電子帳簿保存法の改正により、手続きが簡素化されることで、建設業においてもデジタル化が推進されています。
実際に、最近になって経費精算にシステムが導入されたという企業も多いのではないでしょうか。
ここからは建設業におけるデジタル化のメリットを解説していきます。
印紙代などの経費削減
工事請負契約書や工事注文請書を書面によって取り交わす場合、その契約金額に応じた印紙税がかかります。
実際には、収入印紙とよばれる切手のようなものを書面に貼り付けます。
電子取引においては印紙税がかからないため、経費を削減することが可能です。
「電子商取引の導入・活用事例の紹介／株式会社竹中工務店」では、印紙代のみで年間4億円削減できると紹介されています。
印紙代だけでなく、これまで協力会社と現場、現場と支店などで毎月行われていた請求書の郵送費用や、その手間など、広範囲にわたり経費削減が可能です。
ペーパーレス化
デジタル化のメリットといえば、ペーパーレス化を思い浮かべる人は多いはず。
特に図面は枚数も多く、ある程度の大きさがないと見えず、嵩張ります。
iPadなどのタブレット端末を活用すれば、時間や場所を問わず、即座に最新の図面にアクセスでき、常に綺麗な状態で閲覧・書き込みができます。
さらに、国税関係帳簿等の保存のため、社内に書庫スペースを確保する必要もありません。
保存要件の一つである検索機能を満たせば、自身のPCやタブレットから、即座に情報を引き出すことができ、ペーパーレス化によるメリットは計り知れません。
働き方改革
遂に2024年4月から建設業の時間外労働の上限規制が適用されます。
働き方改革においては、適正な工期設定が重要ですが、生産性の向上も重要とされています。
電子取引の導入による移動時間の削減はもちろんのこと、図面や品質管理書類のデジタル化によって、今まで事務所でないと出来なかった書類の作成も、現場で完了することが可能になってきています。
経理人材不足にお悩みの企業様へ！
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＼ 3分でわかるBill One ／
インボイス・電帳法対応のクラウド請求書管理サービス『Bill One（ビルワン）』は、請求書の受領と電子データ化（スキャン）を代行、経理業務の省人化に活用できます。
受け取り請求書100件/月まで無料利用可、申請/承認・一覧表示・仕分け入力・会計ソフト連携などの機能もあり、部署を横断する社内の請求書を一元管理することができます。
まとめ
2024年に改正された電子帳簿保存法について解説しました。
今回の改正によって電子取引データの保存が義務化されたことにより、各社対応を迫られ、急速にデジタル化が進むのではないでしょうか。
建設業では、専用のシステムを導入することにより、国税関係帳簿等を含めた図面などの書類を一括管理することでさらに生産性を向上させることができます。
ぜひ検討してみてください。
