【登録不要】工事台帳エクセルテンプレート無料ダウンロード

工事台帳とは、各工事の取引明細や原価を一元管理し、進捗や原価計算を把握しやすくするための重要な帳票です。建設業法で作成が義務付けられており、経営事項審査だけでなく税務調査でも提示が求められる場合があるため、必ず作成する必要のある書類です。

このページでは、工事台帳のエクセルテンプレートをダウンロードすることができます。エクセルファイルの他、スプレッドシートのテンプレートもコピーして活用いただけます。普段お使いの環境に合わせて、コピー・ダウンロードの上ご利用ください。

工事台帳エクセルテンプレート

工事台帳とは

建設会社にとって、工事の収支を精確に把握して適切な原価管理を行うことは、健全な企業経営に直結するものであり非常に重要です。この原価管理のベースとなるのが、「工事台帳」です。

工事台帳を作成する目的、建設業における必要性、作成と保管の義務について解説します。

工事台帳を作成する目的

工事台帳を作成する目的は、工事ごとの収支や利益率を記録・管理し、各工事の状況を集計して的確な経営判断を下すための基礎資料とするためです。

工事台帳があれば、工事の進捗状況とともに、材料費、労務費、外注費、経費などの原価を時系列で把握できます。

工事台帳を継続的に活用すれば、原価割れや無駄な人員投入などのリスクを未然に防ぎ、赤字工事の早期の発見と対策を行うことが可能になります。

建設業における工事台帳の必要性

建設業における工事台帳の最大の役割は、工事ごとの収支管理と利益率の把握です。

建設工事は契約から完成までの期間が長く、決算期をまたぐことも珍しくありません。

製造業のように「完成 → 納品 → 即収支確定」という流れではなく、工事の収支が長期間確定しないという特徴があります。そのため、会社全体の会計への影響も、短期では把握しづらくなります。

そこで重要になるのが、工事台帳を使った予算と実績（費用・工数）を継続的に比較する予実管理です。予実を積み重ねて把握していくことで、進捗の遅れやコストオーバーを早期に発見し、適切に対処できます。

こうした建設業固有の事情から、売上と原価を一括計上する基準が複数存在し、業界特有の勘定科目を用いる「建設会計」という仕組みが採用されています。

この建設会計を正確に行ううえでも、工事台帳は不可欠な基礎資料となっています。

工事台帳の作成と保管の義務

工事台帳の作成に明確な法的義務はありませんが、公共工事の入札参加を得るために必要な「経営事項審査」を受ける際に工事台帳の提出が必須なので、事実上の義務だといえます。

また、工事台帳があれば決算時の処理がスムーズになり、税務調査や労災保険の申告などにおいても十分な対応ができるようになります。

なお、工事台帳には法的な保管義務はありません。ただし、経審や税務調査で提示を求められるため、実務上は保管が必須です。目安としては3年程度。公共工事や補助金案件を扱う場合は、5〜7年保管するケースも多いです。

義務はないものの「あとで必ず必要になる」性質の書類のため、保管しておくのが確実です。

工事台帳エクセルテンプレートの注意点・デメリット

多くの事業者が工事台帳管理にエクセルテンプレートを使用しています。しかし、いくつかの注意点やデメリットもありますので留意しておきましょう。

リアルタイムでの共有が難しい

エクセルファイルは、複数人での同時編集や閲覧が難しく、ファイルの上書き保存やバージョンの違いによる混乱が生じやすいです。最新版のファイルがどれか分からなくなり、情報共有が煩雑になることも。 

その結果、現場で発生した費用や進捗状況をリアルタイムで反映・共有することが難しくなり、経営判断に遅れが生じる可能性があります。

入力・計算ミスが発生しやすい

エクセルは手入力での作業が中心になるため、担当者による転記ミスや入力ミスが起きやすいです。特に、複雑な関数や計算式を用いる場合、一つのミスが台帳全体の数値に影響を及ぼし、原価管理の正確性が損なわれてしまいます。 

エクセルファイルは容易に編集できてしまうため、意図的であるかどうかにかかわらず、不正な変更や誤った上書きが行われるリスクが高くなります。

管理業務の属人化が起きやすい

エクセルでの管理では、担当者の経験やスキルに依存して作業が進められ、特定の個人しか業務を完結できない属人化が進みやすくなります。 

その結果、各担当者が独自の計算式やマクロ、レイアウトでファイルを作成・修正していくため、他人が内容を理解したり引き継いだりするのが難しくなることが多いです。 

工事台帳のテンプレートや入力ルールを社内で共有して、個人の裁量による差異をなくす努力が必要になります。

情報が散在し一元管理するのが困難

作成したエクセルファイルは、個人のPC内やハードディスクに保存されがちで、情報の共有にタイムラグが生じやすいです。

また、建設現場ではモバイルデバイスの活用が進んでいますが、エクセルで作成した工事台帳はスマホやタブレットでの閲覧や編集が難しいという側面もあります。 

結果として、工事情報が散在し、一元管理するのが難しくなってしまいます。

セキュリティリスクとパフォーマンスの低下

工事台帳には金額や契約内容などの機密情報が含まれるため、エクセルで扱う場合は社内でのセキュリティ対策が欠かせません。メール添付や持ち出しによる思わぬ漏洩リスクもあります。

さらに、データが増えるほどファイルは重くなり、画像や計算式が多い台帳は動作が遅くなりがちです。不要なシートやセルが残っていてもパフォーマンスが落ちるため、定期的なメンテナンスが必要になります。

工事台帳のデジタル化におすすめのツール

最近は、工事の進捗や原価を一つの場所で管理したいという理由から、紙やExcelからツールに切り替える会社が増えています。台帳づくりの手間が減るのはもちろん、数字の更新漏れも防げるため、管理の精度が上がります。

原価管理をデジタル化するなら、『サクミル』が扱いやすいです。

日々入力していくデータがそのまま台帳に反映され、実行予算と実際の原価をリアルタイムで比較できます。画面上で一目で違いが分かるので、原価がズレ始めたタイミングも早く把握できます。

サクミルは工事台帳以外にも、工程表作成や写真管理、作業日報など建設現場で必要な機能を幅広く搭載しているのが特徴です。 

初期費用は0円で、月額料金は業界最安値級の9,800円です。全機能使用できる2ヶ月間無料のトライアルも準備しています。 

ITに不慣れな40〜60代のユーザーを想定した設計による直感的な操作性にも定評がある、現場のオールインワンツールです。