【例文一覧】作業日報の書き方｜新人でも頑張りが伝わる書き方のコツ・構成まで解説

建設業の現場では、作業者が作業日報を提出することが一般的になっています。

作業日報は、作業者が当日の作業を振り返って記入して管理者や会社に報告するものです。

報告を受けた管理者や会社は、作業日報によって現場の状況を把握するとともに、作業者自身についても評価します。

現場に参加して間もない新人作業者の方の中には、どのような作業日報の書き方が現場の様子を正確に伝え、自分の頑張りを評価してもらえるか知りたいという方が多いのではないでしょうか。

この記事では、作業日報を書く目的や書き方、頑張りが伝わる書き方のコツや構成について解説しています。

また、作業日報の作成を効率的にする「作業日報アプリ」についても説明しています。

ぜひ最後まで読んでいただき、評価してもらえる作業日報を書くための参考にしてください。

作業日報を書く目的

作業日報を書く目的として、主に以下のことが挙げられます。

作業の無駄のチェックとは、作業者自身が一日の作業を振り返って無駄がなかったかをチェックする面と、会社が現場全体の効率化やコスト削減のためにチェックする2つの側面があります。

建設現場と離れた場所にあって、日常的に現場を管理・監督できない会社は、作業日報によって作業の進捗状況や労働環境を共有して把握しようとします。

作業日報の書き方

一般的なビジネス文書と同じように、作業日報においても重要なのは、「５W1H」「わかりやすく簡潔に」「書いたら見直す」などです。

ここでは、建設業において重要とされる以下の3つのポイントから、作業日報の書き方について解説します。

記載項目

作業日報の記載項目には、一般的に以下のような項目があります。

これらはあくまで一例であり詳細は会社によって違います。

また、特に重要なのは作業内容と所感です。

作業内容

その日の作業内容について書くときは、結論を先に書くことを意識し、本日の目標や予定を達成できたのかを最初に伝えましょう。

そのあとに、5W１Hに基づいて内容を整理します。

そして、できる限り数値を用いて定量的に書くことが必要です。

数値を活用することによって、より具体的で明確な進捗状況を読み手に伝えることができます。

例えば、「配管工事を10m予定していたが、漏水の発生により、7mの施工で終了した」などです。

作業の所感

作業後の所感は、その日の作業を終えて、感じたり思ったりしたことを書く「感想」とは違います。

単純な感想に自分の経験や知識に基づいた意見を加えたものが「所感」です。

新しく現場に参加した方には、作業について自分の意見を述べるのは難しいかもしれません。

重要なのは、目的意識と向上心をもって働いていることを伝えることです。

現場に慣れてきたら、前向きな問題意識をもって、現場の改善点を記載することも必要になります。

【新人向け】作業日報の例文一覧

建設業で働く新人の方の参考になるよう、以下の3つの内容別に作業日報の例文を作成しましたので参考にしてください。

一般的な作業日報

作業日報

○○工事

○○現場（住所）

○○年〇〇月○○日（〇曜日）

天候（○○）

○○事業部

記入作業者名○○○○

1．本日の作業時間

始業時間｜○○：○○

休憩時間｜○○：○○～○○：○○

終業時間｜○○：○○

時間外作業時間○○：○○～○○：○○

・本日の作業予定

本日施工する作業の概要や難易度、危険作業の予知など

2．本日の作業内容

作業者名

○○○○

○○○○

○○○○

工種｜○○

・本日の作業内容

本日の出来高、作業中に発生した問題点、取り組んだ対策など

3．所感

問題が発生した要因や改善点の報告、今後の作業にどのように活用するかなど

当該現場の本日までの進捗状況や明日以降の作業内容のポイントなど

時系列での作業日報

作業日報

1．基本事項

○○工事

○○現場（住所）

○○年〇〇月○○日（〇曜日）

天候（○○）

○○事業部

記入作業者名○○○○

2．本日の作業内容

作業者名

○○○○

○○○○

○○○○

工種｜○○

8：00～9：00　準備工　

9：00～10：00　資材受入搬入

10：00～12：00　資材配置

12：00～13：00　休憩時間

13：00～15：00　組立工

15：00～17：00　仕上げ工

17：00～18：00　時間外作業（○○工）

3．所感

資材の搬入経路や段取りに関する問題点、解決のための対策や改善点など

現場全体の効率化や生産性向上に関する意見など

概略的な作業日報

作業日報

1．基本事項

○○工事

○○現場（住所）

○○年〇〇月○○日（〇曜日）

天候（○○）

○○事業部

記入作業者名○○○○

2．本日の作業内容

作業者名

○○○○

○○○○

○○○○

工種｜○○

本日の作業概要や「ヒヤリハット」の共有、発生した問題点など

3．所感

現場で発生した問題点や手間取った作業の具体的な内容、それらの対策として行ったことなどと今後の作業に活かしたい点などを報告

頑張りが伝わる作業日報の書き方のコツ・構成

頑張りが伝わって、会社からの評価も高まる作業日報の書き方にはコツがあります。

特に作業内容や所感を書くときに、以下の3つのポイントを押さえれば評価は格段に上がるはずです。

定量的に書く

定量的とは、物事を数値や数量に着目して捉えることをいいます。

例えば、「すぐにやります」と、「3分以内にやります」では受け取る側の印象は大きく違います。

特に建設現場では、数値は品質に直結しますから曖昧さは許されません。

「測定での誤差はほとんどありません」ではだめで、「測定での誤差は設計図書で認められた2％範囲内です」とする必要があります。

建設業界が長い上司ほど、定量的であることへの評価が高い傾向がありますので覚えておきましょう。

課題と改善

建設現場では、日常的に想定外の課題が上がり、それを解決することで現場が改善していくという側面があります。

課題が上がらない現場は、問題が見過ごされていたり、課題として上げづらかったりすることがあるので逆に問題視されます。

新人の方は現場をこなすのが精一杯で、課題を見つけるという作業は難しいかもしれません。

最初は清掃や危険予知などささやかなことで構わないです。

問題をみつけ改善したというプロセスのアピールが大切で、それが会社からの評価を高めます。

必ず見直す

作業日報に限らず、ビジネスにおける文書作成では、作成したら必ず見直すのが鉄則です。

誤字脱字のチェックはもちろん、文書全体の見直しが重要です。

伝えたいことが最初のほうに書かれていて、その後に具体的な説明があるとわかりやすくなります。

作成後、少しでもいいので時間をおいて読み返すと、間違いや足りない部分を発見しやすいです。

いずれにしても、作業報告書は、書いたら必ず見直す習慣をつけることをおすすめします。

作業日報を書く手段

効率的に作業日報を作成する手段として、エクセルテンプレートと作業日報アプリの活用があります。

ここでは、それぞれのメリット・デメリットについて説明し、どちらがより有効であるかを解説します。

エクセルテンプレート

まず候補として挙がるのはエクセルテンプレートです。

作業日報を書く手段として、エクセルテンプレートを活用するメリットをまとめました。

エクセルは多くの会社で使用されており、操作に慣れている人が多く、新たな費用もかかりません。

一方、デメリットは以下のようになります。

日報は毎日増えていきますが、エクセルは１ファイルずつ開いて確認する必要があります。

過去の情報を検索したり管理したりするには不便です。

エクセルは情報を共有するには不向きなツールなので、情報のやり取りには他のツールを必要とします。

エクセルはパソコンでの使用を前提としたツールのため、スマホでは画面の確認や文字入力に時間がかかり、使い勝手が悪いです。

現在、建設業ではさまざまなシチュエーションでスマホが活用されており、スマホ向けのアプリであることは重要なポイントとなります。

作業日報アプリ

続いては作業日報アプリです。

近年、建設業界でもDX化が当たり前になりつつあり、それに合わせて普及してきたのが作業日報アプリです。

作業日報の作成に、作業日報アプリを使用すると以下のようなメリットがあります。

作業日報アプリを導入することで、業務がデジタル化されるので紙の使用を削減できます。

手書き入力では記入漏れやミスが起きやすいです。

アプリでは画面表示に従って入力していくのでミスや漏れは起こりにくく、スピーディーに入力できるため効率化できます。

作業日報アプリの多くは、クラウドを活用したものが多く、現場で入力したものをリアルタイムで各部署が確認可能です。また、データは見やすく蓄積されるので検索や管理がスムーズにできます。

デメリットとしては、以下の2点が挙げられます。

作業日報アプリの導入にはコストがかかるため、初期費用や月額費用を合算して、費用対効果を考慮する必要があります。

導入当初は、慣れるまでにどうしても一定期間が必要になるでしょう。

まとめ

作業日報の書き方について、以下の内容で解説しました。 

建設業では、生産性の向上や人手不足解消に向けて、DX化による業務の効率化が求められています。

業務を効率化するシステムやアプリの中には、作業日報アプリとしての機能を持つものも多いです。 

作業日報作成という基本的な業務を切り口として、業務全体の効率化について検討されてみてはいかがでしょうか。