【現場帳票の電子化】生産性向上の為、今現場が取り組むべき課題とは

帳票とは、事業・経営を行う際に必要となる伝票などの総称で、一般的な会計における帳票には請求書・領収書・契約書などがあります。

しかし、建設業では、施工体系図や施工計画書、現場点検表といった資料も発生するため、帳票の数は膨大です。

単純に保管する資料が多いことに加え、帳票には法律によって保存期間が定められているものもあり、紙媒体での保管を課題に感じている事業者は少なくありません。

この記事では、帳票の電子化の詳細や電子帳票を電子化するメリット・デメリットを紹介しています。また、おすすめの電子帳票ツール3選もあわせて解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

【現場で完結】帳票の電子化が今後の課題

帳票の主な役割は、実際に取引が行われていたことを証明することです。お金や製品の動きを正確に把握するために、書類を作成して正確な記録を残しておきます。経営で重要な情報を共有するため一部帳票は保管する必要があります。

帳票の管理方法には、「紙で管理する方法」と「システムで管理する方法」の2パターンがあります。

帳票を紙で管理する方法が普及しており、帳票作成なども紙ベースで実施している企業が多い傾向です。

紙ベースでの管理は誰でもかんたんにできますが、「保管場所の確保」や「管理が煩雑になる」ことがデメリットです。

建設業が求められること

近年、建設業界のDX化が進んできており、帳票の電子化が促進されてきています。

また、2022年に施行された電子帳簿保存法に対応することも求められています。

2022年の改正法でのポイントは、「電子取引における電子データの保存が義務化」されたことです。

従来であれば、電子取引のデータはプリントアウトして紙ベースでの保存が認められていました。

しかし、法改正によりプリントアウトした紙での保存は不可となり、電子取引のデータは電子データのまま保存することが義務となります。

2023年12月末までの取引については、猶予期間として紙での保存が認められていますが、いずれは電子データに対応しなければなりません。

そのため、建設現場でも電子帳票の導入が求められています。

現場で電子帳票を導入するメリット

建設現場に電子帳票の導入が求められていることを紹介してきました。

この章では電子帳票を導入するメリットを3つ紹介します。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースで帳票を作成する場合、コピー用紙やファイル代などの費用がかかります。

電子帳票を導入することにより、紙ベースで必要なコストが不要となります。

事業規模が大きい場合だと作成する帳票の量も多いため、大幅なコスト削減が見込めるでしょう。

また、電子帳票にすることでファイリングすることがなくなるので、保管場所の心配をしなくていいこともメリットです。

デジタル化における業務効率化

帳票は、確定申告書の提出期限から7年間の保管が法律で義務づけられています。（参照：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」）

紙ベースでの保管・管理では、業務量が多く大変な作業です。

ただし、電子帳票を導入することで、保管・管理にかかる時間を大幅に削減できます。

また、取引先とのやりとりをシステム上で完結できるので、業務が効率よく進むでしょう。

帳票紛失やセキュリティ面でのリスク軽減

紙ベースで管理している場合、帳票の移動や移し替えなどにより紛失するリスクが伴います。

電子帳票であれば「帳票の紛失」「情報漏洩のリスク」を軽減できます。

ただし、電子帳票を利用するシステムにエラーやトラブルが発生する可能性もあるでしょう。

導入する際は、システムのセキュリティ面を確認しておくと安心です。

現場で電子帳票を導入するデメリット

現場で電子帳票を導入するデメリットは、次の3つです。

上記から順に解説していきます。

導入コストがかかる

電子帳票を利用するためには、システムやソフトウェアの導入が必要です。

導入にあたり、初期費用・運用費用などの継続的な費用がかかってきます。

紙ベースでは発生しなかった費用が発生することがデメリットのひとつです。

ただし、ペーパーレス化によるコスト削減が見込まれるため、導入コストと予算を検討しておくとよいでしょう。

また、使える機能が豊富なシステムほど高額になる傾向です。「どのような機能が重要か」を導入前に検討しておくことをおすすめします。

取引先への理解が必要となる

電子帳票を利用するためには、取引先も電子帳票の利用が必須です。

そのため、取引先への電子帳票に対する理解が求められます。

なかには、導入コストや運用コストの負担が大きく、電子帳票に対応していない企業もあるでしょう。

電子帳票を利用する際は、取引先の意向も確認しなければならないことがデメリットです。

運用ルールや作業変更による社内周知

紙ベースでの運用とは異なり、電子帳票の導入により社内の運用ルールや作業内容が変更される可能性があります。

電子帳票のルール体系を組織に浸透させる必要があることがデメリットです。

電子帳票おすすめ【3選】機能・料金で徹底比較

電子帳票おすすめ3選を機能・料金をもとに徹底比較しました。

KANNA：無料で導入を検討している企業向け

機能・できること	帳票作成/入力 帳票の設計 帳票アプリ 現場管理
料金	初期費用：0円 月額：0円~ ※プランによって変動あり
提供形態	クラウド型
運営会社	株式会社アルダグラム

編集部コメント

「KANNA」は、株式会社アルダグラムの提供する施工管理アプリです。導入企業社数は20,000社を超えており、施工管理アプリとしてユーザー評価も高いアプリです。

KANNAの電子帳票機能では、スマートフォン・タブレットを利用して現場で帳票作成ができます。

事務所に戻ってのデータ化する手間や帳票の作成ミスを大幅に軽減できることがメリットです。

施工管理アプリで評価されているKANNAだからこそ、現場が活用しやすいインターフェースにこだわって作成されています。

無料で利用をスタートしたい方におすすめのツールです。ぜひ下記より資料ダウンロードして、自社の目的に合っているかを確認してみましょう。

i-reporter-機能性を重視したい企業向け

機能・できること	帳票の作成/入力 帳票の設計 帳票の管理 他システムとの連携
料金(税込)	【クラウドプラン】 初期費用50,000円　 月額37,500円〜 【自社サーバープラン】 サブスクリプション版：月額37,500円〜 パッケージ版：900,000円（買い切り） 保守整備料金：年間135,000円
提供形態	クラウド型/オンプレミス型
運営会社	株式会社シムトップス

編集部コメント

「i-Reporter」は、国内シェア・導入実績社数No,1の多彩な機能を搭載した現場帳票システムです。（参考：i-Reporter公式ページ）

i-Reporterのメリットは、Excel帳票からそのまま電子帳票に移行できることです。

現場ノウハウが詰まった紙帳票のレイアウトをそのまま電子帳票に置き換えられるので、現場の方も直感的に利用でき、導入から浸透するまで円滑に進みます。

i-Reporterでは、電子帳票に求められる承認管理、帳票単位の細かな権限を実現しています。

ユーザー管理・パスワード管理、iPad個体認証管理など、情報漏洩に対するセキュリティ対策も万全です。

多彩な機能を搭載した電子帳票システムを探している方におすすめです。

OPROARTS：電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているツールを検討している企業むけ

機能・できること	帳票作成/入力 帳票の設計 帳票の管理 外部ツールとの連携
料金(税込)	【Starterプラン】　 初期費用：110,000円（年間契約） 月額：33,000円 【Businessプラン】 初期費用：220,000円（年間契約） 月額：110,000円
提供形態	クラウド型
運営会社	株式会社オプロ

編集部コメント

株式会社オプロが提供する「OPROARTS」は、紙業務の時間と手間を削減してくれる電子帳票サービスです。

Salesforce 2022年お客様の評価が高かったAppExchangeアプリランキングで2位の実績もあります。

OPROARTSは電子帳票の作成はもちろんのこと、紙書類やExcel帳票からテキストデータを取り出し、システムへ格納する入力側の活用まで対応できます。

雛形となる帳票テンプレートを自由に設計できることも特徴です。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応したツールを探している方におすすめです。

まとめ

帳票作成・管理業務を円滑にしてくれる電子帳票について解説しました。

紙ベースでの業務では、印刷代や用紙代などのコストがかかり、保管場所の確保が必要です。

しかし、電子帳票に切り替えることで業務効率化が進み、コスト削減やセキュリティ面でも優遇を受けられます。

まだ電子帳票を導入していない方は、選び方を参考にして自社の業務改善に役立つシステムを導入してくださいね。

あわせて読みたい

【2024最新】電子帳票管理システムおすすめ21選！料金・機能・メリデメを徹底比較 建設業界のit化にともない、電子帳票がどんどん普及してきています。 従来の帳票管理とは異なり、電子帳票では打ち間違いや送信ミスといったヒューマンエラーの軽減にも...