建設業における文書管理は、業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化の観点から重要な課題としてあげられています。
これまで紙文書で利用していた図面・契約書、日報などは、保管スペースの確保や書類の検索作業に多くの時間を要していました。
建設業のDX化もあり、書類の電子化と専用の文書管理システムの導入が急務となっています。
この記事では、建設業における文書管理の役割から文書管理システムを導入するメリットを解説しています。
導入に悩まないよう、おすすめのシステム3選も紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。
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建設業の書類電子化に活用できる文書管理システム3選
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建設業における「文書管理」の重要性
建設業では工事関連書類や契約書など、膨大な書類を管理しなければなりません。
管理する種類に応じて法定期間保存する義務があるため、適切な管理が不可欠です。
帳簿の記載や書類管理を怠った場合、取引先との信頼性を損ねたり建設業法に違反して罰則が科せられたりするなど、トラブルが発生する恐れがあります。
トラブルが発生した際の証明として書類は役立つので、適切に管理する必要があります。
また、文書管理を徹底することで、書類の検索や共有が迅速に改善でき生産性が向上します。
コンプライアンス面や業務効率化の観点から、文書管理は重要ということです。
そもそも「文書管理」とは
文書管理とは、社内で作成・取得するさまざまな文書を「作成」「保管」「廃棄」などのサイクルに沿って、整理または管理する業務のことです。
文書管理の目的は、次の3つが軸とされています。
- 業務効率化
- 情報漏洩リスクの回避
- コンプライアンス強化
書類を整理整頓することで検索時間の短縮や、重要な情報を不正に持ちだされることを防ぐこと、法律で定められた書類の作成や保管が義務付けられているため、適切な管理が求められます。
建設業における文書管理の課題
建設業では、根強い紙文書でのやり取りが続いており、場所の確保やコスト圧迫に直結している状況です。
実際に建設業向けのアンケートによると、直近1年間におけるペーパーレス化の進展度を見てみると、52.7%の人が進んでいないと回答しています。
また、ペーパーレス化に対する必要性の認識を調査する質問では、84.7%がペーパーレス化の必要性を感じていることがアンケートからわかります。
ペーパーレス化が進まない要因を見てみると、「高齢化・リテラシー不足（46.2%）」「電子化が難しい書類が多い（32.5%）」「推進人材不足（31.7%）」の3つが明確です。
上記の結果から、建設業に携わっている人の多くは文書管理を円滑にするためのツールの導入を求めているが、実際の導入率が低く浸透が進んでいないことがわかります。
また、現行の業務フローに紙文書が根付いておりデジタル化への移行が難しいこと、デジタル化するためのスキル・人材不足が顕著になっています。
文書管理システムの導入で得られるメリットは？
建設業のDX化推進の影響もあり紙文書でのやり取りから、ペーパーレス化を進めるなかで、文書管理システムを導入する企業が増えています。
文書管理システムを導入するメリットは、次の3つです。
- 業務の効率化
- コストの削減
- コンプライアンスの強化
これまで紙文書でのやり取りが多い建設業だからこそ、ペーパレス化で得られる恩恵は多くあります。
そのなかで主に得られるメリットを3つの視点から解説していきます。
業務の効率化
文書管理システムを導入することで大幅な業務効率が見込めます。
図面や工程表といった、建設現場で必ず使用する書類の印刷・郵送といった手間を省くことができ、書類作成業務の効率化につながります。
紙文書でのやり取りでは、変更が起きるたびに新しい資料が共有されるため、どれが最新の資料かわからないといった混乱が起きる恐れがあります。
しかし、文書管理システムは資料に修正が入った場合でも印刷する必要がなく、どこからでも確認できることがメリットです。
また、文書管理システムを導入することで、電子データでの一括管理・検索が可能となり、必要な書類や図面が瞬時に見つかります。
これにより、現場や事務所で書類を探す時間が軽減され、業務時間の短縮が可能です。
コストの削減
文書管理システムを導入することで、紙文書の印刷や保管、郵送にかかるコストの削減が可能です。
用紙代・インク代などの消耗品代から、印刷にかかる労力や時間などの人件費を減らすことができます。
また、建設業では工事ごとに多大な書類が発生し、保管期間も書類によって異なります。
そのため、紙文書の保管には大きな場所の確保が必要でした。
文書管理システムの導入でペーパーレス化が実現すると、保管スペースを大幅に縮小することが可能です。
紙文書を印刷するための費用や人件費の削減、保管場所の縮小によるコスト削減が見込めます。
コンプライアンスの強化
紙文書は、誰でも閲覧可能な状態で保管されている場合が多く、情報漏洩や不正が起きる可能性があります。
しかし、文書管理システムでは閲覧権限の設定や暗号化による設定により、情報漏洩リスクを軽減しコンプライアンス対応が強化できます。
建設業の電子化できる書類として、発注書・見積書・雇用契約書などがあり、どの資料も外部に漏れてはならない情報の塊です。
資料の電子化により、書類のチェックが円滑に進むほか、セキュリティが強化されるため安全面でもメリットがあります。
建設業の書類電子化に活用できる文書管理システム3選
建設業の書類電子化に活用できる文書管理システムを3つ紹介します。
- KANNA
- サクミル
- ダンドリワーク
文書管理システムにはさまざまな種類があるため、自社に適したツール選びが重要です。
機能や料金形態、サポート体制もチェックし、それぞれを比較検討することで自社に最適な文書管理システムが見つかります。
KANNA
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 月額：0円~ ※プランによって変動あり |
| 無料トライアル | ◯ |
| 対応端末 | iPhone、iPad、android、PC |
| 運営会社 | 株式会社Aldagram |
おすすめポイント
- 初期費用0円で利用できる
- あらゆるエクセル帳票を紙の帳票のままデジタルに再現可能
- 電波の届かないオフライン環境でも活用できる
編集部コメント
KANNAは、全てのプランが初期費用0円、他社アカウント数無制限で利用できるアプリです。
デジタル帳票で現場のペーパーレス化を推進してくれる「KANNAレポート」を使えば、現場での帳票作成の手間を軽減できます。
KANNAレポートの特徴は、紙の帳票テンプレートとして使用しているエクセルがあれば、どのような帳票でも電子帳票として取り込むことが可能です。
既存の帳票フォーマットをそのまま電子帳票として再現するため、紙と同じ感覚で現場担当者がスマートフォン・タブレットで直接入力でき、ITツールが苦手な人でも簡単に入力できます。
実際にKANNAレポート機能を利用している企業の声を見てみると、次の成果がでているようです。
- 業務時間が毎月約50時間削減
- 慣れ親しんだ帳票のまま利用できる
- スマートフォンひとつで報告書の作成がどこからでもできる
- 管理側も現場も負担軽減された
使い慣れていた帳票を利用できることで現場への浸透が円滑に進み、特別な知識がいらない点が評価されていました。
サクミル
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 9,800円〜 |
| 無料トライアル | ◯(2ヶ月) |
| 対応端末 | iPhone、iPad、android、PC |
| 運営会社 | 株式会社プレックス |
おすすめポイント
- 現場から経営まで一元管理できる
- シンプルで簡単な操作性
- コストパフォーマンスが高い
編集部コメント
サクミルは、初期費用不要で月額9,800円から利用でき、現場管理から経営管理までできるオールインワンタイプのアプリです。
導入ハードルを低く設定し「とりあえずやってみようを実現」をコンセプトに設計されています。
サクミルの文書管理機能は建設業の実務に寄り添っており、現場ごとの図面・議事録・日報など、多様なファイルをクラウド上で保存でき、スマートフォン・タブレットからの入力が可能です。
外出先や移動中でも手軽に報告できるため、リアルタイムな現場情報の把握ができます。
各書類・帳票は案件ごとに保存・更新ができるので、情報共有や帳票共有が円滑に進められます。
シンプルな操作性と低コストも魅力で、ITツールに不慣れな方でも安心して利用できます。
ダンドリワーク
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | ◯(1ヶ月) |
| 対応端末 | iPhone、iPad、android、PC |
| 運営会社 | 株式会社ダンドリワーク |
おすすめポイント
- 現場を知るスタッフが開発を手がけたアプリ
- 1人1IDで個人ごとの利用率の把握が容易
- 柔軟な閲覧・権限設定でセキュリティ面も安心
編集部コメント
ダンドリワークは、利用社数100,000を超える、建設業を知り尽くしたスタッフが開発したアプリです。
施工現場に必要な情報や図面・書類など、多様な資料をクラウド上で一元管理でき、従来のツールで起きがちな連絡のミスや手間を回避し、円滑な業務管理が可能です。
ダンドリワークの文書管理機能は、スマートフォン・タブレットから書類のアップロード・閲覧ができ、資料の更新や修正が発生した場合にはアプリが自動で通知を行うため、常に最新情報の共有ができます。
また、閲覧や編集の権限を関係者ごとに柔軟に設定できるため、必要な情報を必要な人にだけ正しく共有することが可能です。
これによりセキュリティや内部統制が強化され、社外への誤送信や情報漏洩のリスクも軽減されます。
さらに、掲示板や現場コメント機能により情報の伝達ができるため、関係者にリアルタイムに漏れなく伝わり、「言った言わない」といったトラブルが軽減されます。
実際にダンドリワークを導入している企業の声で多かったのが「ペーパーレス化による残業時間の削減」「業務効率化が進んだ」「コミュニケーションが円滑になった」の3点です。
導入による業務効率化やペーパーレス化が進んでいる企業が多く、柔軟な権限設定ができる点が好評です。
まとめ
建設業における文書管理は、業務効率化とコンプライアンス遵守の肝となる重要な課題です。
建設業のDX化は徐々に進んでいますが、文書管理を円滑に進められるシステムの導入は追いついていないデータもあります。
文書管理システムを導入することで「業務効率化」「コスト削減」「セキュリティ強化」3つの恩恵を受けられます。
特に、従来の作業よりも業務時間を短縮できるため、従業員の負担を大幅に軽減することができるでしょう。
文書管理システムの導入に悩んだ際は、今回紹介した「KANNA」「サクミル」「ダンドリワーク」から導入を検討してみてはいかがでしょうか。
